MexonInControl voor Privacy

MexonInControl voor Privacy is een online dienst (Software-as-a-Service) waarmee iedere organisatie de voor de AVG benodigde registers kan opbouwen. Registers voor verwerkingsactiviteiten, verwerkers, verwerkersovereenkomsten en bijbehorende Data Protection Impact Assessments.

Inschrijven nieuwsbrief Vraag meer informatie Datasheet MexonInControl voor Privacy




Door de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) hebben organisaties, die gegevens van personen verwerken, een aantal nieuwe verplichtingen gekregen. Veel organisatie proberen die nieuwe aspecten, het aanleggen van registers, onder controle te krijgen met gereedschap dat al voorhanden is. Microsoft Excel is zo’n stuk gereedschap dat vaak binnen handbereik is. Excel zorgt voor een voortvarend begin, maar heeft ook beperkingen die menig opgebouwd register laat wankelen.

De AVG heeft tot doel de privacy te beschermen. Falen op dat werkterrein is geen optie. De keuze voor een eenvoudig, inzichtelijk, betrouwbaar, overzichtelijk en transparant hulpmiddel is wenselijk, zo niet noodzakelijk.

MexonInControl voor Privacy is onze SaaS oplossing waarmee snel en met minimale inspanning de eerste stap wordt gezet om te voldoen (compliance) aan de verplichtingen inzake registers.



AVG compliance, wat is dat?

De AVG legt meer verantwoordelijkheid bij organisaties neer. Openheid, transparantie en verantwoordingsplicht zijn belangrijke thema’s rondom privacybescherming.

Iedere organisatie zal moeten onderzoeken in welke mate zij met de AVG te maken heeft. Concreet houdt dat in: het vaststellen of er gegevens van personen worden verwerkt. De conclusie van dit onderzoek moet worden vastgelegd, ook als er geen sprake is van het verwerken van persoonsgegevens!

  Voor het onderzoek (assessment) is het van belang inzicht te hebben of te krijgen in de verwerkingsactiviteiten. Het inrichten en correct vullen van het register van verwerkingsactiviteiten is een eerste activiteit waarmee direct aan een belangrijke eis vanuit de AVG wordt voldaan.

Door het uitvoeren van een Data Protection Impact Assessment (DPIA), onafhankelijk van de variant (klein of zeer uitgebreid), wordt duidelijker wat de actuele status is en waar aandacht aan moet worden geschonken.

Door een register van verwerkers en verwerkingsovereenkomsten te vullen komen ook deze onder controle. Omdat ook de samenhang tussen registraties kan worden vastgelegd ontstaat een solide basis om te voldoen aan de eisen van de AVG.



Inrichting naar organisatie

Iedere organisatie heeft branche specifieke kenmerken. MexonInControl voor Privacy kenmerkt zich o.a. door de hoge mate van flexibiliteit. Daarmee kunnen de registers worden ingesteld voor iedere organisatie, met de begrippen die voor uw organisatie passend zijn. Dat geldt voor de benaming van velden en kolommen en ook voor de waardes die daar ingevuld kunnen of mogen worden. Ook bepaalt u zelf welke gegevens zichtbaar, verborgen of verplicht zijn.



Assessments

MexonInControl voor Privacy biedt een aantal assessments voor een vlot begin:
  • DPIA Check: is een DPIA nodig
  • DPIA Checklist nieuwe verwerking
  • DPIA Checklist bestaande verwerking
  • Hoe om te gaan met een datalek
  • Dient onze organisatie een FG aan te stellen
De hele cyclus van een assessment wordt ondersteund: van het koppelen aan een onderwerp, het toewijzen aan medewerkers, het volgen van de status, het beoordelen van het resultaat, goedkeuren of afwijzen, een vervolg assessment toewijzen, opslaan en afdrukken.

Assessment templates kunnen naar behoefte worden aangepast of worden toegevoegd.



Functionaliteit

  • Exporteren van registers
  • Krachtige rechtenstructuur
  • Bijlage via link naar CMS
  • Relaties tussen registers

Gebruiker types

  • Basis: alleen toegewezen assessments invullen
  • Light: registers beheren en assessments toewijzen
  • Beheerder: MexonInControl configureren en beheren, waaronder assessments (en templates)

Wilt u weten wat MexonInControl voor Privacy voor u kan betekenen?
Neem dan contact met ons op via email sales@mexontechnology.com of telefoon +31 33 432 17 00.